Prowadzenie ksiąg handlowych jest obowiązkowe dla spółek kapitałowych (np. spółki z o.o. czy akcyjnej) oraz niektórych innych podmiotów, które przekroczyły ustawowy limit przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych (obecnie 2 mln euro przeliczone na złote). Obowiązek ten dotyczy również osób fizycznych, spółek cywilnych, spółek jawnych oraz spółek partnerskich, które przekroczą ten próg przychodów. Jeśli nie jesteś pewien, czy dotyczy Cię ten obowiązek, skonsultuj się z księgowym.

Księgi handlowe (pełna księgowość) to zaawansowany system ewidencji finansowej, który umożliwia szczegółowe dokumentowanie wszystkich operacji gospodarczych. Jest bardziej czasochłonny i wymaga szczególnej staranności, ale daje pełny obraz sytuacji finansowej firmy. Uproszczona księgowość, np. KPiR (księga przychodów i rozchodów), jest stosowana przez mniejsze podmioty i jest prostsza w prowadzeniu, ale nie zapewnia tak szczegółowych informacji finansowych.

Aby prawidłowo prowadzić księgi handlowe, należy gromadzić wszystkie dokumenty związane z działalnością gospodarczą, takie jak:

• faktury sprzedażowe i zakupowe,
• dowody księgowe (np. paragony, noty księgowe),
• wyciągi bankowe,
• umowy handlowe,
• dokumenty magazynowe,

dokumenty kadrowo-płacowe.
Wszystkie te dokumenty muszą być kompletne, zgodne z wymogami prawnymi i przechowywane przez określony czas.

Błędy w księgach handlowych mogą prowadzić do wielu negatywnych skutków, w tym:

• sankcji podatkowych (np. grzywny),
• problemów z raportowaniem finansowym (np. wobec banków, inwestorów czy kontrahentów),
• konieczności korekty sprawozdań finansowych,
• ryzyka kontroli ze strony organów podatkowych.
  Dlatego warto powierzyć prowadzenie ksiąg profesjonalistom, którzy zapewnią zgodność z przepisami oraz rzetelność danych.