Prowadzenie akt osobowych
Oferta
Księgowość
Kadry i płace
Pozostałe usługi
Skontaktuj się z nami
Cennik
Zapraszamy się do zapoznania z naszym cennikiem.
Prowadzenie akt osobowych
Nasza usługa prowadzenia akt osobowych jest kompleksowym rozwiązaniem dla firm, które chcą zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. Obejmuje to zarówno zatrudnionych na umowę o pracę, jak i na umowy cywilnoprawne, zapewniając, że wszelkie dokumenty są odpowiednio przechowywane, zaktualizowane i gotowe do przedstawienia w razie kontroli.
Zakres usługi obejmuje:
- Tworzenie i aktualizowanie akt osobowych pracowników
- Gromadzenie wymaganych dokumentów (np. umowy o pracę, aneksy, zaświadczenia)
- Przechowywanie dokumentów w zgodzie z wymogami prawa pracy
- Dbanie o poufność i bezpieczeństwo przechowywanych danych
- Przygotowanie akt do kontroli PIP oraz innych organów nadzorczych
Powierzając nam prowadzenie akt osobowych, masz pewność, że Twoja firma działa zgodnie z obowiązującymi regulacjami, a dokumentacja jest w pełni uporządkowana i dostępna w razie potrzeby.
FAQ
Akta osobowe to dokumentacja pracownicza, którą musi prowadzić każdy pracodawca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę. Zgodnie z przepisami prawa pracy, akta osobowe zawierają dane dotyczące nawiązania, przebiegu oraz zakończenia stosunku pracy. Obowiązek prowadzenia akt osobowych dotyczy również pracodawców zatrudniających na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, jeśli wymagają one dokumentacji kadrowej w zakresie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.
Akta osobowe są podzielone na trzy części i zawierają:
- Część A: Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie (np. CV, list motywacyjny, kwestionariusz osobowy, kopie dokumentów potwierdzających kwalifikacje, badania lekarskie).
- Część B: Dokumenty dotyczące nawiązania i przebiegu stosunku pracy (np. umowa o pracę, zakres obowiązków, ewidencja czasu pracy, wnioski urlopowe, zaświadczenia o szkoleniach).
- Część C: Dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy (np. wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy, potwierdzenie zwrotu mienia firmowego).
Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w porządku chronologicznym.
Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 2019 roku, okres przechowywania akt osobowych wynosi:
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
- 50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.,
- 10 lat – dla pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018, pod warunkiem złożenia odpowiednich oświadczeń do ZUS.
Dokumentacja musi być przechowywana w sposób bezpieczny, zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych (RODO).
Nieprawidłowości w aktach osobowych mogą prowadzić do:
- kar finansowych nałożonych przez Państwową Inspekcję Pracy,
- problemów podczas kontroli ZUS lub organów podatkowych,
- roszczeń ze strony pracowników w przypadku niezgodności dokumentacji,
- naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych (RODO), co może skutkować wysokimi karami.
Prawidłowe prowadzenie akt osobowych jest kluczowe dla uniknięcia problemów prawnych i organizacyjnych.